Во время нестабильной ситуации в экономике нашей страны, руководители, а также менеджеры ИТ-департаментов коммерческих предприятий, всё чаще задумываются над способами сокращения издержек. Однако не всегда подобная оптимизация вредит бизнес-процессам компании. Грамотный и вдумчивый подход при выборе рационального пути эксплуатации оргтехники способен приносить ощутимую пользу. Однако на этот вопрос многие закрывают глаза до тех пор, пока не возникают сложности. Как правило, они и являются тем самым триггером, который качественно может изменить экономику компании.
Зачастую ремонт плоттеров, принтеров, МФУ и другой техники приходится отдавать на аутсорсинг специалистам в этих областях. А вот такие рядовые задачи, как заправка картриджей, плановая проверка работоспособности и своевременное обновление ПО оргтехники можно осуществлять и на своей территории. Такие операции под силу даже системному администратору среднего звена.
Где собака зарыта: основные расходы на печать
Как правило, при оценке затрат ориентируются на два показателя: стоимость бумаги и расходных материалов (картриджей, чернил). Однако важно не упускать из виду и такие параметры, как амортизация оборудования (с учётом месячной загрузки оборудования для печати, а также условий, в которых оно эксплуатируется) и стоимость отвлечённых средств.
Актуальность данной проблемы подчёркивается наличием на рынке компаний, предоставляющих услуги аудита офисной оргтехники. Результат их работы – предоставление подробного отчёта о наиболее уязвимых местах вашего офиса с рекомендациями по устранению выявленных проблем.
Основные моменты, на которые обычно обращается внимание:
- полная оценка всей печатающей техники в офисе с учётом её амортизации;
- оценка размещения оборудования с учётом эргономики его эксплуатации;
- расчёты, прогнозы и дельные советы по сокращению уровня затрат на офисную оргтехнику.
Как показывает практика, такой подход более чем оправдан. Подробный отчёт – это руководство к действию, которое можно включить в общий план развития компании и выполнять по пунктам.
Тем не менее полностью это проблему не решает. Сейчас намечается позитивная тенденция перехода на электронный документооборот, что положительным образом в дальнейшем скажется на снижении затрат при печати.
