Облачные хранилища — уже привычный инструмент для обмена и безопасного хранения документов. В этой статье мы рассмотрим, как создать облачное хранилище и организовать онлайн-часть работы бизнеса на платформе Mail.ru.
Как создать облачное хранилище для работы
Облаком может воспользоваться каждый, у кого есть почта Mail.ru. Чтобы его открыть, зайдите в свой аккаунт по логину и паролю. После этого вы можете пользоваться возможностями хранилища для решения своих рабочих задач. Если у вас еще нет почты Mail.ru, создайте ее. Вот как это сделать:
- Перейдите к регистрации.
- Заполните анкету.
- Нажмите «Создать».
- Подтвердите регистрацию.
Для подтверждения регистрации понадобится проверочный код, который сообщают звонком или СМС
В облачное хранилище можно зайти с любого устройства. Как правило, на компьютере люди пользуются веб-версией, а на телефонах — приложением. Приложение доступно для скачивания в AppStore и Google Play.
По умолчанию между веб-версией Облака и приложениями настроена синхронизация. Если создать документ в браузерной версии Облака, он также появится в мобильной. Аналогично работает и в другую сторону: при загрузке фотографий или видео с телефона файлы доступны для работы с компьютера.
Какие возможности для работы открывает облачный сервис
У «Облака Mail.ru» есть встроенный онлайн-редактор. С его помощью можно создавать текстовые документы и таблицы и редактировать их. Для этого есть все привычные инструменты — от выбора шрифта до настройки абзацных отступов и заливки табличных ячеек цветом.
Благодаря совместному доступу над одной задачей могут работать сразу несколько человек. Исправления и комментарии, которые сделают коллеги, отобразятся на экране всех пользователей в режиме реального времени. Это пригодится, когда нужно быстро показать работу коллегам или заказчику и собрать обратную связь.
Раздать доступ к файлу легко. Для этого достаточно нажать «Настройка доступа», выбрать время действия ссылки и отправить ее получателю.
У ссылки настраиваемый срок действия: «от часа до года» либо «навсегда»
Иногда коллеги присылают документы в формате Word или Excel, а у вас нет инструмента, чтобы их открыть. Это решается с помощью онлайн-редактора от Mail.ru — он поддерживает эти форматы файлов. Вот как с ними работать:
- Загрузите документ в Облако.
- Откройте и при необходимости внести изменения.
- Скачайте документ на компьютер, он по умолчанию сохраняется в формате DOCS или XLSX.
- Отправьте коллегам почтой или мессенджером.
Как еще использовать облачный диск в работе
На онлайн-диске можно хранить медиафайлы и открывать к ним доступ по мере необходимости. Это очень помогает в работе с контентом. Например, магазин игрушек организовал фотосессию товаров для социальных сетей. В процессе работы компания сменила менеджера, и теперь нужно забрать материалы у старого сотрудника и передать новому. С Облаком это легко:
- Откройте настройки папки.
- Отключите доступ бывшего сотрудника к папке.
- Введите почту нового сотрудника, которому даете доступ, и установите уровень его прав.
Меняем автора на проекте. Увольняем Лео Толстого и забираем права доступа
Нанимаем Антона Чехова и выдаем ему права на редактирование
Итого
«Облако Mail.ru» — многофункциональный инструмент для коллективного выполнения рабочих задач. Сервис поддерживает создание и совместное редактирование документов и таблиц. Позволяет хранить фотографии и видео и раздавать доступ к ним по мере необходимости. С Облаком вы сможете организовать онлайн-работу отделов и передачу данных между ними.
